Zašto većina ljudi ne rešava prioritete?

U poslednje vreme mnogo se raspravljalo o važnosti ‘to-do’ liste. Kritičari podsećaju na prestanak korišćenja jednog od najosnovnijeg i najpoznatijeg alata za povećanje produktivnosti, sugerišući da “ultra-produktivni” ljudi jednostavno koriste svoje kalendare, da je Eisenhower Matrix metoda sastavljanja prioriteta i obveza bolja od tradicionalnog popisa te da je važnije napraviti popis onoga što nećete učiniti nego što morate učiniti.

Uprkos kritikama mnogi od nas koriste upravo ‘to-do’ liste, a nove aplikacije za sastavljanje popisa obveza i dalje se pojavljuju iako su postojale i godinama pre. Naime, veliki broj aplikacija podržavaju argumente kritičara, što sugeriše da još uvek ne postoji nijedna aplikacija ili nekoliko njih za koje ljudi misle da dobro rade, jer da postoje ljudi ne bi i dalje pokušavali osmisliti novu aplikaciju s tom svrhom.

Zašto ljudi i dalje ne koriste ‘to-do’ listu?

Ljudi koji su vrlo zaposleni neće iznova raditi stvari koje im ne pružaju zadovoljstvo, a ‘to-do’ listama često ne ispunjavaju ono željeno. Zapravo, ‘to-do’ liste ne osiguravaju dovoljno zadovoljstva koje bi ispunilo njihova očekivanja. Ljudi očekuju kako će uz pomoć toga osigurati da izvrše svoje prioritete, no to nije uvek tako.

‘To-do’ liste su dobre za dve stvari:

• obuhvatanje svih obveze koje imate na jednom mestu
• razvrstavanje i organizovanje zadataka na način koji će vam olakšati odrađivanje svakog sledećeg zadatka

Tamo gde se ‘to-do’ liste ne pokazuju kao dobre i korisne, kalendari mogu biti korisniji i to je razlog zašto ljudi prestaju koristiti ‘to-do’ liste kao način organizovanja svog vremena, a koriste kalendare. Međutim, ni taj pristup nema toliko smisla, jer i kalendari takođe ponekad budu spori i neefikasni posebno u područjima u kojima su ‘to-do’ liste korisne.

Stoga, umesto da odaberete samo jedan način povećanja produktivnosti, koristite ih zajedno. U tandemu, oni mogu učiniti ono što niko ne može učiniti sam: može vam garantovati da ćete izvršiti sve svoje obveze u pravo vreme.

Evo i kako ih koristiti zajedno:

• Unesite sve zadatke u svoju listu te im dodelite određeni nivo prioriteta
• Složite vaš popis obveza zavisno o nivou prioriteta
• Pre početka svako dana, proučite svoj popis obveza i rasporedite stavke od visokog do srednjeg nivoa prioriteta.
• Odredite tri najvažnije obveze tog dana
• Pregledajte svoj raspored kako biste utvrdili možete li ostvariti svoje glavne prioritete. Budite spremni prilagođavati svoju listu ako za to bude potrebe

Ovi koraci funkcionišu samo ako stvorite realan raspored. Budite realni u određivanju svojih dnevnih zadataka zavisno od vremena kojim raspolažete. Definišite svoj vreme za pauzu, proveravanje e-pošte, ručak i rešavanje nekih neočekivanih zahteva. Ako svoje vreme dobro rasporedite i na temelju toga kreirate kalendar, možete očekivati čak 13 odsto efikasnije izvršavanje obveza.

Stoga, zajedno upotrebite ‘to do’ listu i kalendar kako biste povećali šansu izvršavanja svojih prioriteta i tako povećali svoje zadovoljstvo.