Obaveza slanja, primanja i čuvanja elektronskih faktura za firme u privatnom sektoru koje su obveznici PDV stupila je na snagu 1. januara i kao što su mnogi očekivali, čitajući odredbe Zakona o elektronskom fakturisanju, zadala je puno glavobolja privrednicima, a posebno knjigovođama u Srbiji. Njihova jedinstvena ocena je da su elektronske fakture dobra ideja, ali da postoje manjkavosti u odredbama Zakona, što je u praksi nametnulo dodatne obaveze privredi. Posebna priča, prema rečima privrednika su problemi sa portalom u koji se unose fakture, čime se blokira poslovanje.
Prema podacima Ministarstva finansija za malo više od dve nedelje u januaru razmenjeno je više od tri miliona elektronskih faktura, a ukupno od 1. maja prošle godine nešto više od deset miliona. Nadležni u ministarstvu su saopštili da se od početka ovog procesa „dobro komuniciralo sa privredom i usvojene su mnoge sugestije, što je rezultiralo nizom unapređenih sistema i funkcionalnosti kao i poboljšanja rada samog sistema elektronskih faktura“. Nadležni takođe ističu da se primenom e-faktura očekuje „ubrzanje poslovnih procesa, kao i unapređenje poslovanja kroz dodatnu pravnu sigurnost“, te da je primena „jednostavna i intuitivna“.
Šta o primeni kažu privrednici? Vlasnica firme „Startmark“ iz Niša Gordana Đorđević opisala je za B&F početak rada sa elektronskim fakturama kao težak i stresan. „Događa se da otkucate celu fakturu, a kada hoćete da je pošaljete sistem padne. Prilikom novog pokušaja slanja vidite da fakture nigde nema u sistemu, jednostavno nestane. Morate ponovo da kucate istu fakturu. Napravili su sistem koji ne pamti i morate sve iznova da radite nakon što se blokira. Srećom pa je trebalo da pošaljem mali broj faktura, ne znam šta bih radila da imam 50 ili 100 faktura. Sve je to lepo zamišljeno i biće sigurno tako jednog dana, ali u praksi za sada ne funkcioniše dobro. Tako je bilo problema i sa fiskalnim kasama prvih šest meseci od uvođenja“, kaže Đorđević.
Ona ističe da se za elektronsko fakturisanje pripremala još od marta prošle godine, kada je kupila program, neophodan za rad sa elektronskim fakturama. Pripremila je bazu podataka kupaca i dobavljača, adresar i sve ostalo što je potrebno da bi mogla nesmetano da radi kada novi sistem zaživi.
„Kada pozovem korisničku podršku, oni mi kažu da je problem u velikom broju faktura i u tome što ih svi sada koriste. To opravdanje je za mene neprihvatljivo. Oni su znali da će tako biti 1. januara i morali su da budu spremni za to. Dobili smo čak obaveštenje da prijavimo vreme u koje ćemo slati fakture, da bi nas podelili u grupe. Da li hoćemo od 8 do 10, od 10 do 12 ili od 12 do 15 sati. To je zaista ludost. Slaću fakture kada ja hoću i kada imam potrebe u toku dana. Ukoliko mi se u 12 sati javi firma da joj pošaljem profakturu jer hoće da mi nešto uplati, da li je potrebno da čekam sutrašnji dan, pošto sam propustila jutarnji termin od 8 do 10“, pita se naša sagovornica.
Prema njenim rečima, do sada su privrednici pisali fakture u Ekselu, a uvođenje novog sistema je obrazloženo kao brži i efikasniji način fakturisanja, ali za sada se to ne potvrđuje u praksi. „Dešava se da pojedine firme odustanu od pokušaja slanja elektronske fakture, pa je pošalju mejlom, ali to ne može tako. Moramo da koristimo novi sistem iako je usporen i pada. Netačne su i tvrdnje da su elektronske fakture besplatne. Možeš besplatno da šalješ dve ili tri fakture dnevno, a posle toga se plaćaju“, napominje Đorđević.
Šta zagorčava život knjigovođama?
Vlasnica knjigovodstvene agencije „Aktiva“ Slađana Ćirić izjavila je za B&F da se nakon uvođenja elektronskih faktura knjigovođe suočavaju sa brojnim problemima koji im svakodnevno „zagorčavaju život“. Ona kaže da im osim portala koji pada, problem predstavljaju i novine koje donosi Zakon o elektronskom fakturisanju, a koje su očigledno uvedene bez konsultovanja struke.
„Najveći problem nam predstavljaju avansne e-fakture. Ukoliko vam kupac danas avansno uplati, morate da vidite u izvodu tu uplatu i odmah da na portal pošaljete avansni račun. Sutradan, kada kupac dođe po robu, mora da mu se izda konačni račun. Ranije su se avansni računi izdavali jednom mesečno ili jednom u tri meseca, u zavisnosti od toga da li poreski obveznik plaća PDV mesečno ili tromesečno. Sada neko može da vam u jednom danu uplati avans deset puta i vi za svaku uplatu morate da pišete avansni račun. Nema više tog roka od mesec dana ili tri meseca za izdavanje avansnog računa, sada je rok jedan dan. To praktično znači da jedna osoba u firmi mora neprestano da gleda u izvod i proverava da li je bilo uplate“, objašnjava Ćirić.
Dodaje da komplikacije nastaju i kada se pogreši prilikom sastavljanja fakture. Kada takav račun ne bude prihvaćen, ne može samo da se poništi, već kupac mora da daje izjavu da nije koristio PDV. „Dodatno su iskomplikovane i neke druge obaveze privrednika. Primera radi, maloprodajne firme koje rade sa javnim sektorom moraju da izdaju račun kroz fiskalnu kasu, a potom javno preduzeće traži elektronsku fakturu i šalje zahtev i izjavu da nije koristilo PDV po izdatom fiskalnom računu.
Maloprodajna firma onda mora da stornira fiskalni račun i da pošalje elektronsku fakturu. Jedna od dodatnih obaveza je napravljena i u slučajevima kada firma koja je u sistemu PDV treba da pošalje fakturu preduzetniku paušalcu. Tada računi moraju da se dokucavaju kroz pojedinačnu evidenciju u sistemu elektronskih faktura“, ističe Ćirić.
Naša sagovornica ocenjuje da bi sistem elektronskih faktura bio od velike koristi privredi da je pojednostavio procedure izdavanja računa, ali to nije učinjeno i sada funkcioniše sa brojnim problemima. Dodaje i da je evidentno da mnogi ljudi koji koriste sistem elektronskih faktura za to nisu dovoljno edukovani.
Ključ je u api ključu
Finansijski direktor „E reciklaže 2010“ Stefan Cvetković kaže za B&F da ta firma nema prevelikih problema sa novim načinom fakturisanja i to zahvaljujući korišćenju api ključa.
„Mi koristimo softver – aplikaciju koja je preko api ključa povezana sa našim nalogom na SEF-u. Praktično se na portal i ne logujemo, već možemo direktno iz svog softvera da fakture šaljemo, primamo i odobravamo ili odbijamo. To nam omogućava da posao obavljamo u jednom okruženju i smanjuje mogućnost propusta i grešaka koje bi se sigurno javljale da moramo istu fakturu da obrađujemo i u svom ERP sistemu i na SEF-u. Mi smo se otprilike dva meseca pripremali za početak primene i zajedno sa našim poslovnim partnerima iz oblasti IT-a radili na razvoju softvera koji može da se sinhronizuje sa sistemom elektronskih faktura“, priča Cvetković.
Prema njegovom iskustvu, jedan od manjih problema za sada je taj što se povremeno dešava da sistem elektronskih faktura ne prepoznaje da je korisnik kome je faktura namenjena registrovan u sistemu i ne dozvoljava slanje fakture. Međutim, prilikom ponovnog pokušaja, samo nekoliko minuta nakon toga, ta greška se ne ponavlja.
„Za sada nam sistem elektronskih faktura nije ni otežao, ni olakšao poslovanje. Mislim da će dobrobit koju će doneti ova promena biti brže knjiženje ulaznih faktura, jer nećemo više morati da čekamo da stignu poštom, čime će se smanjiti i rizik od gubitka pošiljke. Mi smo već za prvih petnaestak dana januara dobili oko 100 faktura“, navodi Cvetković.
Direktor Regionalne privredne komore Nišavskog, Pirotskog i Topličkog okruga Aleksandar Milićević izjavio je za B&F da komora nije imala posebne pritužbe privrednika na sistem elektronskog fakturisanja, mada treba uzeti u obzir i činjenicu da je tokom januara značajno manja privredna aktivnost nego u decembru.
„Privrednici se prilagođavaju tom novom sistemu i rekao bih da to ide nekim svojim tokom. Ima manjih komplikacija i biće ih sigurno dok se ljudi ne naviknu, ali nema takvih problema kao što ih je bilo kada su uvedene nove fiskalne kase. Tada me je mnogo privrednika zvalo i tražilo pomoć. Sada nemam informaciju da je neko zapao u ozbiljne probleme zbog elektronskog fakturisanja“, kaže Milićević.
Biljana Ljubisavljević
