Neke kompanije skraćuju vreme sastanaka na samo 15 minuta, tako što šalju više informacija unapred, smanjuju broj učesnika i koriste softvere za uspešnije organizovanje komunikacije.
Umanjenje dužine sastanaka pomaže u smanjenju “sagorevanja” (burnout sindroma) i povećanju angažovanja, rekli su izvršni direktori za CNBC.
Dodavanje pitanja umesto izjava, takođe pomaže u efikasnosti.
“Hej, možemo li da imamo kraći, ali efikasniji sastanak?”, to pitanje je učestalo dobijao stručnjak Džim Szafranski od svojih klijenata, koji čine širok spektar: od startapa do Fortune 100 kompanija.
Džim upravlja firmom “Prezi” iz Mađarske, ali sa kancelarijama u San Francisku, koja se bavi softverima. Njihova tehnologija dopušta klijentima vizuale i animacije u video prezentacije i sastanke.
Klijenti sve češće traže savet o tome kako da smanje trajanje lajv sastanaka, na samo 15 minuta, rekao je on, razgovarajući za CNBC putem video poziva.
“Ono što žele da urade je da povećaju povezanost između zaposlenih, izvuku bolju produktivnost na tim sastancima i pokušaju da smanje ove probleme sagorevanja koji su pogorišani upotrebom Zoom-a”, istakao je Szafranski i podelio nekoliko saveta.
Ti saveti se tiču spremanja informacija unapred, dogovaranja vremena sastanka koje odgovara svakom učesniku, a jedan od načina da se to uradi je da osoba koja vodi sastanak snimi kratak video kako bi objasnila suštinu okupljanja i odluke koje treba doneti.
Klijenti ove firme nisu usamljeni u “problemu”. Naime, oko 67% rukovodilaca koje je anketirao Korn Ferry još 2019. reklo je da previše vremena provodi na sastancima, i to im je prepreka za rad.
U međuvremenu, studija Majkrosofta o moždanim talasima pokazala je da su polučasovni, uzastopni sastanci povećali stres kod učesnika – a kompanija je zbog toga smanjila “podrazumevane” dužine sastanaka, piše Telegraf Biznis.
