Ovo je br. 1 poslovna veština budućnosti
Ping! Svi pričaju o najnovijem tvitu američkog predsednika Donalda Trampa. Ping! Eto ga opet – član porodice vam je upravo poslao poruku, piše za “CNBC Make It” Nir Eyal, instruktor na Stanford’s School of Business i pisac, čije je zadnje delo “Indistractable: How to Control Your Attention and Choose Your Life”.
Podignete telefon da pogledate vesti i odgovorite na poruku, pa proverite samo Facebook post i pogledate zanimljiv Youtube video. Odjednom, pre nego što to znate, prošao je sat vremena i niste izvršili nijedan zadatak vezan za posao.
Manjak koncentracije dolazi na naplatu
Izazov na poslu, naravno, uvek je bio izbegavanje stvari koje nas ometaju. Ali današnje smetnje osećaju se drugačije.
Količina dostupnih informacija, brzina kojom se mogu distribuisati i mogućnosti pristupa novom sadržaju na našim uređajima stvorili su višestruka ometanja.
Kolika je cena svega ovoga? 1971. godine psiholog Herbert A. Simon naglasio je da bogatstvo informacija znači nestašicu nečeg drugog – pažnje.
To je bila istina prije više decenija, ali istinito je danas više nego ikad pre. Pažnje, čini se, najviše nedostaje u današnjoj ekonomiji. I ako to danas ne stavimo u fokus, samo će postati još gore.
Najvažnija vještina 21. veka
Radno mesto se brzo menja, a u bliskoj budućnosti na svetu će postojati dve vrste ljudi, oni čiju pažnju i život kontrolišu drugi i oni koji se s ponosom nazivaju “indistractable”, odnosno ljudi kojima je dosadno bez obzira na to koliko ekrana gledaju i ne može ih zabaviti ni jedan mediji ili digitalni uređaj.
Istraživači su nam govorili da su pažnja i fokus glavne sirovine ljudske kreativnosti i procvata. A u doba pojačane automatizacije, najtraženiji poslovi su oni koji zahtevaju kreativno rešavanje problema, nova rešenja i vrstu ljudske domišljatosti koja dolazi iz dubokog fokusiranja na zadatak koji se obavlja.
To bi moglo reći da je zadržavanje pažnje najvažnija veština 21. veka. Mnogi stručnjaci, uključujući Adama Granta, koji je rekao da “uspeh i sreća pripadaju ljudima koji mogu kontrolisati svoju pažnju”, naglasili su važnosti fokusa.
E-pošta je prokletstvo modernog radnika. Studija objavljena u International Journal of Information Management otkrila je da kancelarija radnici trebaju u proseku 64 sekunde nakon provere e-pošte kako bi se preorijentirasali na posao.
Da biste smanjili ukupno vreme provedeno u proveri mape pristigle pošte, morate se usredotočiti na dve stvari:
Smanjenje ukupnog broja primljenih poruka
Da biste primili manje poruka e-pošte, morate poslati manje poruka e-pošte. Zvuči očigledno, ali većina poruka e-pošte koje šaljemo i primamo nisu baš hitne. No slabost našeg mozga za varijabilnim nagradama čini da svaku poruku, bez obzira na oblik, tretiramo kao da je vremenski osetljiva. Ta tendencija uslovljava nas da stalno proveravamo mapu pristigle pošte, odgovaramo i uklanjamo zahteve. Sve je to velika greška.
Smanjivanje vremena provedenog na e-pošti
Najvažniji aspekt e-pošte je koliko hitno treba na nju odgovoriti. Budući da zaboravljamo kada pošiljalac treba odgovor, gubimo vreme na ponovno čitanje poruke. Rešenje? Samo otvarajte svaku e-poštu dvaput. Kada prvi put otvorite e-poštu, odgovorite na to pitanje pre nego što je zatvorite: Kada je na ovo potrebno odgovoriti? Zatim je označite kao “Danas” ili “Ove sedmice”. Pripremite tako najvažnije informacije svakoj novoj poruci, pripremajući je za drugi (i poslednji) put za otvaranje. (Naravno, za super hitne poruke tipa – odgovorite odmah – nastavite i odgovarajte.)
Grupni chatovi
Džejson Frid, suosnivač popularne aplikacije za grupni chat Basecamp, priznao je – da biti u grupnom chatu može biti slično kao “biti na celodnevnom sastanku sa slučajnim učesnicima i bez dnevnog reda.”
Preporučuje provođenje četiri pravila kada je u pitanju grupni chat:
1. Koristite ga poput saune: Uđite, izađite.
2. Zakažite: odredite vreme za grupni chat na vašem kalendaru.
3. Budite izbirljivi: Što je grupa manja, to bolje. Ključno je osigurati da svi prisutni mogu dodati i izvući vrednost iz učestvovanja u razgovoru.
4. Koristite ga selektivno: Grupni chatovi su dobri za neke teme i grupe, ali ne i za druge – zato imajte na umu kako ga upotrebljavate.
Sastanci
Primarni cilj većine sastanaka trebao bi biti postizanje konsenzusa oko odluke, a ne stvaranje odjeka misli i razmišljanja organizatora skupa.
Jedan od najlakših načina za sprečavanje suvišnih sastanaka je tražiti dve stvari od svakoga ko ga sazove:
Navedite dnevni red o kojim će se problemima razgovarati. Nema dnevnog reda, nema sastanka.
Ponudite najbolje rešenje u obliku kratkog, pismenog pregleda. Ne mora biti više od stranice ili dve gde se raspravlja o problemu, njihovo obrazloženje i preporuka.
Bitna je i prisutnost. Jednom kada se sastanak održava, svi prenosni računari i uređaji trebaju biti isključeni ili ostavljeni za stolom kako bi zaposlenici bili na sastanku prisutni – i u telu i u glavi.
Vaš telefon
Naši pametni telefoni su postali nezamenjivi. Oni su, međutim, takođe glavni izvor potencijalnog odvraćanja pažnje. Dobra vest je da oslanjanje na njih nije isto što i zavisnost o njima.
Donji plan može vam uštedeti bezbroj sati bezvezno provedenih na telefonu. Osim toga, od početka do kraja provedbe plana potrebno je manje od sat vremena, pa više ne može biti opravdanje da vam vaš telefon ponovno “odvraća pozornost”.
Rešite se aplikacija koje retko ili više ne koristite
Zapitajte se koje su vas aplikacije dobro služile, a koje nisu. Na temelju odgovora deinstalirajte one se ne poklapaju s vašim vrednostima i zadržite one za učenje i očuvanje zdravlja. Uklonite i aplikacije za vesti s burnim upozorenjima i naslovima koji stvaraju stres.
Rešite se aplikacija koje volite
To može značiti uklanjanje aplikacija poput YouTubea, Facebooka ili Twittera. Ako napuštanje tih usluga za vas nije u potpunosti opcija, zamenite vreme i mesto – kad i gdje koristite ove potencijalno ometajuće usluge na vašem telefonu. Jedno rešenje je da ih stavite samo na svoj destkop računara, ne i na telefon.
Razvrstajte svoje aplikacije
Toni Stablebajn, glavni urednik popularne medijske publikacije Beter Hjumans, preporučuje razvrstavanje aplikacija u tri kategorije: “Primarni alati” (aplikacije koje vam pomažu u izvršavanju definisanih zadataka na koje se često oslonjate: vožnja, pronalazak lokacije, dodavanje sastanka), “Aspiracije” (aplikacije koje vas potiču da radite stvari na koje želite potrošiti vreme: meditaciju, jogu, vežbanje, čitanje knjiga, slušanje podcasta) i “Slot Machines” (aplikacije koje otvorite i izgubite se u njima: e-pošta, Twitter, Facebook, Instagram).
Promenite podešavanje obaveštanje o aplikaciji tako da ih primate manje i samo one bitne, prenosi Poslovni.hr
Podešavanje obaveštanja treba manje od 30 minuta, ali to jako promijeni život. Čak i ako se prilagode samo dve vrste dozvola obavještenja: zvuk i pregled. Zapitajte se koje bi vas aplikacije mogle prekinuti kad ste sa porodicom ili usred sastanka.
Saradnici
Iako su današnji uredi otvorenih vrata dizajnirani kako bi potaknuli razmenu ideja i saradnju, oni često dovode do više ometanja. Prekidi imaju tendenciju smanjenja ukupnog zadovoljstva radnika i povećavaju pogreške.
Na primer, bolnička studija koju je koordinisal Univerzitet u Kaliforniji, San Francisko, otkrila je pad od 88% broja pogrešaka medicinskih sestara kada su nosile jarko narandžaste prsluke koji su poručivali kolegama da ih ne prekidaju.
Kao i medicinske sestre u studiji, možete smanjiti broj prekida tokom rada postavljanjem znaka “Ne prekidajte” negde na vašem stolu. Takođe može pisati nešto poput: “Moram biti fokusiarn baš sada, ali molim vas vratite se kasnije.”
Ovo je jednostavan način kako biste obavestili saradnike da ne želite da vas prekidaju. Izvrsno je jer šalje nedvosmislenu poruku na način koje slušalice na ušima ne mogu.
