Zašto su neki ljudi produktivniji od drugih?

O ličnoj produktivnosti i ono što neke ljude čini produktivnijima od drugih možemo učiti i čitati svakodnevno.

Istraživanje koje je prošle godine sproveo Harvard Business School u svrhu procenjivanja vlastite produktivnosti – produktivnost je definisana kao svakodnevna navika ljudi, te se fokusiralo na sedam navika. Navike podrazumevaju razvijanje dnevnih rutina, planiranje rasporeda, snalaženje sa porukama, obavljanje većeg obima posla, vođenje delotvornih sastanaka, poboljšanje komunikacionih veština i na kraju dodeljivanje zadataka drugima.

Uprkos ograničenjima koje je istraživanje imalo, rezultati su ipak dali koristan uvid u važnost produktivnih navika i izazova sa kojima se suočavaju profesionalci.

Tu su se izdvojila tri opšta uzorka: prvo, prekovremeni rad ne znači nužno i veću ličnu produktivnost. Ključ za ostvarenje većeg broja vaših prioriteta svakog dana je raditi pametnije, a ne duže.

Drugo, staž i dob bili su u visokoj korelaciji sa ličnom produktivnošću – naime, stariji zaposlenici (godištem i stažom) beležili su više ocene u produktivnosti od njihovih mlađih kolega.

Treće, ukupni rezultati produktivnosti muških i ženskih stručnjaka bili su gotovo isti, međutim postojale su razlike između polova u određenim navikama koje promiču ličnu produktivnost.

Takođe, otkrili su kako su stručnjaci sa najvišim rezultatima produktivnosti imali tendenciju da dobro uklope slične navike. Svoj rad su planirali na temelju prioriteta i delovali su prema tome kako bi ostvarili određeni cilj. Razvijali su delotvorne tehnike za upravljanjem velikih broja informacija i zadataka te su imali razumevanja za svoje kolege organizirajući kratke sastanke, davajući jasne odredbe i ostvarujući odgovornu komunikaciju.

Stoga, ako želite biti produktivniji trebali biste razviti nekolicinu tačno određenih navika.

Kao prvo, planirajte svoj rad zavisno o vašim prioritetima i tada delujte sa određenim ciljem.

• Veče pre pregledajte svoj dnevni raspored kako biste mogli naglasiti svoje prioritete. Pored svake obveze u kalendaru zabeležite i svoje ciljeve.
• Pošaljite unapred detaljni plan svim učesnicima pre svakog sastanka
• Kada ulazite u veće projekte skicirajte preliminarne zaključke što je pre moguće
• Pre čitanja bilo kojeg dužeg štiva odredite koja je njegova svrha
• Pre pisanja nečeg dužeg, sastavite nacrt logičkim redosledom koji će pomoći da vaše pisanje ostane na pravom putu.

Drugo, razvijte delotvorne tehnike za  upravljanjem većom količinom informacija i zadataka.

• Odredite svakodnevne obveze, kao što je odevna kombinacija za posao ili ručak koji ćete poneti i tako stvorite rutinu kako ne biste trošili vreme na razmišljanje o njima
• Ostavite vreme u svom dnevnom rasporedu za rešavanje hitnih slučajeva i neplaniranih događaja
• Proveravajte svoje mobilne uređaje nekoliko puta u satu, a ne svako nekoliko minuta
• Dajte drugima posao koji ne doprinosi vašim prioritetima
• Velike projekte podelite na manje celine i nakon svake rešene celine dajte sebi nagradu

Treće, razumite potrebe vaših kolega za jasnim uputima, kratkim sastancima i jasnom komunikacijom.

• Ograničite vreme bilo kojeg sastanka na 90 minuta, a po mogućnosti i manje. Završite svaki sastanak navodeći sedeće korake i odgovornosti koje ih očekuju.
• Odmah odgovorite na poruke ljudi koji su vam važni
• Kako biste privukli pažnju svojih kolega recite sve u tek nekoliko teza nego da čitate veliki broj stranica pripremljenog teksta
• Uspostavite jasne ciljeve i metrike uspeha za bilo koji timski rad
• Da biste poboljšali performanse svog tima, definišite određene procedure kako biste smanjili mogućnost greške svojih zaposlenih.

Izvor: Poslovnipuls