Slanje poruka i mejlova je deo kulture komuniciranja, no neke stvari ipak ne treba izreći tako, nego ih valja izraziti u neposrednom razgovoru.
Msn donosi listu od 15 stvari koje zaslužuju neposredan razgovor.
Sve što zahteva diskusiju
“Osim činjenice da niko ne voli da čita dugačke mejlove i poruke, oni nikad nisu dobro iskorišćeno vreme pred ekranom ni za vas ni za onoga ko tu poruku čita. Ako je reč o razgovoru vezanom uz radno mesto, pošalji e-mail s pozivnicom za sastanak kako biste situaciju raspravili oči u oči”, savetuje konsultant za poslovno ponašanje Rejčl Vagner, a prenosi 24sata.
“Uz temu sastanka dodajte listu stvari koje treba da prodiskutujete kako bi se učesnici mogli pripremiti te doneti ideje. Odredite specifičan početak sastanka, poštujte dogovoreno trajanje, a ako sastanak zahteva još vremena, dogovorite novo druženje”, kaže ona.
Tako poštujete vreme svih učesnika i omogućujete im da se bolje fokusiraju te efikasnije reše problem.
Uvrede
Ako tokom prepiske u porukama emocije kulminiraju, najbolje je odigrati to na lep način. Razgovor preko ekrana olakšava pisanje reči koje biste posle mogli požaliti.
“Lakše je nekoga uvrediti pišući poruku nego kad ga gledate u oči”, kaže Benet.
Intimne i osetljive lične informacije
Konverzacija različitim tehnologijama danas je uobičajena i uglavnom tako širimo informacije, pa je teško zaustaviti razgovor ako se pojavi nešto osobno ili intimno. No zapitajte se želite li baš oko svega imati trag.
“Poruke i mejlove mogu se proslediti drugima i poslati ih bilo kome na svetu da ih pročita. Izbegavajte tako d ašaljete bilo što povezano s novim inicijativama u vašoj firmi, o osetljivim i poverljivim poslovnim informacijama, o sastancima uprave ili o drugim ličnim informacijama”, kaže Vagner.
Negativne i sarkastične opaske
Imajte na umu da jedanput kada ste poslali e-mail ili poruku, one se mogu izvući u bilo kom trenutku kao dokaz protiv vas.
“Iako ste požalili što ste poslali taj mail sa sočnim tračem i odlučili ga izbrisati čak i iz kante sa smećem, većina kompanija ima sofisticirani softver koji omogućuje oporavak čak i izbrisane pošte”, objašnjava Vagner. I ti mejlovi mogu biti dokaz na sudu. Zato ona savetuje da radije delikatne probleme rešavate licem u lice kako ne bi postojao papirni trag koji vas može zauvek slediti.
“To pokazuje vašu profesionalnost i želju da obavite čak i teške razgovore, radije nego da se skrivate iza ekrana računara”, zaključila je.
Izvinjenja
Naravno, lakše je otkucati “Oprosti” nego to izgovoriti, no ima manje značenje. Možda to ne mislite stvarno. Bez mogućnosti da vas sagovornik vidi i čuje, teško je reći šta zapravo osećate.
“Ako se morate izviniti, to nije dobro vreme za nesporazume u komunikaciji”, kaže životni trener Deb Cheslou.
Dajem otkaz
Bez obzira koliko mrzite svoj posao ili što god vas je dovelo do odluke o otkazu, izbegavajte to da učinite porukom ili mejlom.
